Zapier koppelen aan Trustaroo

Zapier is voor de meeste bedrijven de manier om klanten in automatisering te krijgen zonder code: je kassa, boekingssysteem, CRM of webshop vertelt Zapier dat een klant net heeft betaald, en Zapier vertelt het Trustaroo. Deze handleiding bouwt die Zap, en behandelt daarna de optionele tweede Zap die de e-mails verstuurt. Reken op ongeveer 20 minuten.

Voor E-mailautomatisering heb je Trustaroo Premium nodig

Dit hoort bij Trustaroo Premium. Upgrade in de app onder Instellingen, paneel Subscription, om het aan te zetten.

Voordat je begint

• Automatisering moet aan staan, met een terugvallocatie en een opgeslagen configuratie. Zie Automatisering inschakelen en instellen.
• Je reeks heeft minimaal één stap nodig, anders wordt er nooit iets verstuurd. Zie Je e-mailreeks opbouwen.
• Houd de Inkomende Webhook URL en het Webhook Secret uit Algemene Instellingen bij de hand.

Zap 1: klanten aan de wachtrij toevoegen

1. Maak in Zapier een nieuwe Zap. Kies een trigger uit het systeem dat weet dat er een klanttransactie was: een nieuwe betaalde order, een afgeronde afspraak, een afgesloten klus, een nieuwe factuur.
2. Voeg een actiestap toe en kies Webhooks by Zapier, daarna de gebeurtenis POST.
3. Plak je Inkomende Webhook URL in het veld URL. Die eindigt op /contacts.
4. Zet het payloadtype op JSON.
5. Voeg bij de datavelden toe:
   • email, gekoppeld aan het e-mailadres van de klant uit de trigger
   • name, gekoppeld aan de naam van de klant
   • locationShortId, als je meer dan één locatie hebt en de trigger je vertelt welke dat is
6. Voeg bij de headers een header X-Webhook-Secret toe met je webhook secret als waarde.
7. Test de stap. Een geslaagd verzoek komt terug met een ID en de melding "Contact added to automation queue".
8. Open in Trustaroo het paneel Contactenwachtrij en controleer of het testcontact er staat met de status In Afwachting.
9. Zet de Zap aan.

De exacte veldnamen, headers en foutmeldingen staan in de referentie van de inkomende webhook.

Bij welke locatie een contact hoort

Laat je locationShortId weg, dan hangt het contact aan de terugvallocatie uit Algemene Instellingen. Stuur je hem mee, met de short ID uit de reviewlink van die locatie, dan hangt het contact aan die locatie. Zie Je reviewlink delen.

Stuur alleen klanten die je mag mailen

Een Zap die op elk record in je database afgaat, mailt vrolijk mensen die daar nooit om hebben gevraagd. Trigger op een afgeronde transactie en filter er iedereen uit die zich heeft afgemeld. Zie Uitschrijvingen en toestemming.

Zap 2: zelf de e-mails versturen

Alleen nodig als je E-mailprovider op Zapier hebt gezet. Sla dit over als Trustaroo je e-mail verstuurt. De afwegingen staan in Verzenden via Trustaroo of via Zapier.

1. Maak in Zapier een Zap met de trigger Webhooks by Zapier en de gebeurtenis Catch Hook.
2. Kopieer de eigen webhook-URL die Zapier je geeft.
3. Open in Trustaroo Algemene Instellingen, kies de Zapier-optie onder E-mailprovider, plak die URL in Zapier Uitgaande Webhook URL en kies Instellingen Opslaan.
4. Voeg in Zapier een actie toe die e-mail verstuurt: Gmail, Outlook of welke tool je ook gebruikt.
5. Koppel de velden die Trustaroo meestuurt:

Veld	Inhoud
email	Het e-mailadres van het contact, voor het aan-veld.
name	De naam van het contact.
subject	De onderwerpregel uit de stap.
body	De inhoud uit de stap, met de variabelen al vervangen.
reviewUrl	De persoonlijke reviewlink van het contact.
stepNumber	Welke e-mail in de reeks dit is, geteld vanaf 1.

6. Test de Zap en zet hem aan.

Bouw de link zelf in je eigen template

Verstuur je een HTML-e-mail vanuit je eigen template, negeer dan body en gebruik reviewUrl als bestemming van je actieknop. Zet er geen algemene locatielink in: de persoonlijke URL is wat de review toeschrijft en de reeks stopt.

Variabelen in het onderwerp

subject wordt doorgegeven precies zoals je hem in de stap hebt getypt. Zet je een variabele zoals de klantnaam in het onderwerp en verstuurt Zapier de e-mail, vervang die dan in je Zap met het veld name, of houd variabelen alleen in de inhoud.

Als het stopt met werken

Een Zap die uit staat, die zijn taken voor die maand op heeft of die op een verplicht veld vastloopt, stopt zonder melding met het toevoegen van contacten. Is de wachtrij een tijd niet gegroeid, kijk dan eerst in de geschiedenis van Zapier zelf en controleer daarna of automatisering in Trustaroo nog aan staat.

Gerelateerde handleidingen

• Referentie inkomende contacten-webhookHet exacte verzoek, de headers en de antwoorden.
• Verzenden via Trustaroo of via ZapierBepaal wie de e-mail bezorgt.
• De contactenwachtrij lezenControleer of er contacten binnenkomen.
• Automatisering inschakelen en instellenWaar de URL en het secret vandaan komen.