Ga naar hoofdinhoud

Zo werkt automatisering van reviewverzoeken

Automatisering mailt je klant na zijn bezoek een korte reeks reviewverzoeken, verspreid over een paar dagen, en stopt zodra die klant een review achterlaat. Deze pagina legt de onderdelen uit, zodat de rest van dit hoofdstuk logisch wordt. Lezen duurt ongeveer vijf minuten.

Voor E-mailautomatisering heb je Trustaroo Premium nodig

Automatisering vind je op de pagina Automatisering in Trustaroo. In een gratis account staat daar in plaats van de instellingen een upgrademelding met de knop Nu Abonneren, dus er gaat niets de deur uit tot je een abonnement neemt.

Wat automatisering doet​

Een klant die nog aan je balie staat kan een QR-code scannen. Een klant die een uur geleden wegging niet. Automatisering dekt die tweede groep: die krijgt een dag of twee later een e-mail met de link naar je reviewpagina, met nog één of twee herinneringen als er geen reactie komt.

Het is geen tool voor bulkmailings. Er is geen importfunctie voor contacten, geen lijst om te uploaden en geen knop om in één keer naar iedereen te verzenden. Elk contact komt één voor één binnen, uit een systeem dat weet dat er echt een transactie was.

De drie panelen​

De pagina Automatisering bestaat uit drie panelen, die links onder elkaar staan.

  • Algemene Instellingen zet automatisering aan, kiest de locatie waarop contacten terugvallen, bepaalt wie de e-mail verstuurt, en bevat de inkomende webhook-URL en het webhook secret.
  • E-mailreeks is de geordende lijst met e-mails. Elke stap heeft een volgordenummer, een vertraging in dagen, een onderwerp en een inhoud.
  • Contactenwachtrij is de tabel met klanten die op dit moment door de reeks lopen, met hun status en de stap waar ze staan.

Waar contacten vandaan komen​

Contacten komen in de wachtrij via een inkomende webhook. Je kopieert een URL en een secret uit Algemene Instellingen en geeft die aan het systeem dat weet dat een klant net heeft gekocht, geboekt of afgerekend.

In de praktijk is dat een van deze twee:

Elk contact hangt aan precies één locatie, want de reviewlink in de e-mail is per locatie. Noemt het inkomende verzoek geen locatie, dan gebruikt Trustaroo de locatie die je bij Fallback Location in Algemene Instellingen hebt gekozen.

Wanneer e-mails uitgaan​

Een achtergrondtaak controleert de wachtrij elke 15 minuten en verstuurt alles wat openstaat.

Vertragingen worden in hele dagen geteld. Stap 1 rekent vanaf het moment dat het contact in de wachtrij kwam. Elke volgende stap rekent vanaf de laatste e-mail die daadwerkelijk naar dat contact is verstuurd, niet vanaf de invoerdatum. Een vertraging aanpassen verandert dus het gat na de vorige e-mail.

Nul dagen is niet direct

Een stap met een vertraging van 0 dagen gaat mee met de volgende ronde van de achtergrondtaak, dus binnen ongeveer 15 minuten. Houd daar rekening mee als je aan het testen bent.

Waardoor een reeks stopt​

Drie dingen beëindigen de e-mails voor een contact.

  1. De klant laat een review achter. De link in de e-mail hoort bij dat ene contact, dus zodra er een beoordeling binnenkomt zet Trustaroo het contact op Uitgeschreven en stuurt niets meer.
  2. De reeks is klaar. Zodra de laatste stap verstuurd is, wordt het contact Voltooid.
  3. Je verwijdert het contact. Een contact uit de Contactenwachtrij verwijderen haalt het er helemaal uit.

De eerste is de belangrijkste: daarom krijgt een klant die na e-mail 1 een review achterlaat nooit e-mail 2. Zie Uitschrijvingen en toestemming.

Zo zet je het op​

Werk deze in deze volgorde af:

  1. Automatisering inschakelen en instellen
  2. Je e-mailreeks opbouwen
  3. Kiezen wie de e-mails verstuurt
  4. Zapier koppelen, of de webhook-referentie aan een ontwikkelaar geven
Kan ik een lijst met klanten uploaden om te mailen?
Nee. Trustaroo heeft geen importfunctie voor contacten. Contacten komen één voor één in de wachtrij via de inkomende webhook, meestal vanuit Zapier of een directe koppeling.
Gelden de automatiseringsmails als marketingmail?
Het is een verzoek om feedback aan je eigen klanten, maar dezelfde regels over toestemming en afmelden gelden. Mail alleen mensen waarvoor je een geldige grondslag hebt.
Hoeveel e-mails moet een reeks hebben?
Twee of drie is normaal. Een eerste verzoek een dag of twee na het bezoek, één herinnering, en maximaal één laatste zetje.
Krijgt een klant die al een review achterliet nog een herinnering?
Nee. Een review achterlaten zet het contact op Uitgeschreven, dus de rest van de reeks wordt overgeslagen.
Kan ik automatisering gebruiken op het gratis plan?
Nee. In een gratis account laat de pagina Automatisering een upgrademelding zien. Automatisering hoort bij Trustaroo Premium.