Uitschrijvingen en toestemming
Automatisering stopt met mailen op het moment dat een klant je beoordeelt, en je kunt iedereen met de hand uit de wachtrij halen. Deze pagina legt beide uit, en behandelt daarna wat je op orde moet hebben voordat je klanten überhaupt mailt.
Dit hoort bij Trustaroo Premium. Upgrade in de app onder Instellingen, paneel Subscription, om het aan te zetten.
Een review achterlaten stopt de reeks
Dit is het mechanisme dat het meest uitmaakt, en het gaat automatisch.
Elke e-mail bevat de eigen reviewlink van dat contact, met het kenmerk van het contact erin. Opent de klant die link en geeft hij een beoordeling, dan herkent Trustaroo het contact en zet het de status op Uitgeschreven. Alle resterende stappen worden overgeslagen.
Een klant die je na de eerste e-mail beoordeelt, krijgt de herinnering dus nooit. Daarom voelt een reeks van drie stappen niet als drie e-mails voor de mensen die echt reageren, en daarom moet je je reeks niet beoordelen op het aantal verstuurde herinneringen.
Het stoppen werkt alleen doordat {{review_url}} een persoonlijke link is. Vervang je die door een gewone locatielink of je Google-reviewlink, dan kan Trustaroo niet zien wie je beoordeeld heeft en blijven de herinneringen naar klanten gaan die al een review achterlieten. Zie Variabelen in e-mailtemplates.
Een contact met de hand verwijderen
Vraagt iemand je te stoppen, of merk je dat een adres er nooit in had mogen staan, haal het dan uit de wachtrij:
- Open de pagina Automatisering en kies het paneel Contactenwachtrij.
- Zoek de rij met dat e-mailadres.
- Kies de verwijderknop in de kolom Acties.
- Bevestig in het venster Contact verwijderen.
Verwijderen werkt direct en naar dat adres wordt niets meer verstuurd.
Een contact verwijderen stopt het systeem niet dat het heeft toegevoegd. Doet dezelfde klant weer een aankoop, dan voegt je Zap of koppeling hem opnieuw toe. Filter hem dus ook bij de bron uit, in je kassa, boekingssysteem of CRM.
Wie je mag mailen
Automatisering stuurt e-mail naar echte mensen, dus dezelfde regels gelden als voor elk ander bericht dat je hen stuurt. In Nederland en de rest van de EU betekent dat de AVG en de nationale regels voor ongevraagde e-mail, in Nederland de Telecommunicatiewet. De praktische versie is kort.
Zorg voor een geldige grondslag. In de praktijk komt dat neer op je eigen klanten vragen, naar aanleiding van een echte transactie, en kunnen uitleggen waar het adres vandaan komt. Een lijst kopen, adressen scrapen of iedereen exporteren die je ooit hebt ontmoet, hoort daar niet bij.
Vraag alleen wat je nodig hebt. Een e-mailadres en een voornaam zijn genoeg voor een reviewverzoek. Zet geen extra persoonsgegevens in de wachtrij omdat het veld nu eenmaal bestaat.
Wees duidelijk over wie je bent. Verstuur als je eigen bedrijf, met je echte naam in de tekst, zodat de ontvanger ziet wie er schrijft. Anonieme of misleidende reviewverzoeken worden als spam gemeld, en dat schaadt de bezorging van al je andere berichten.
Respecteer afmeldingen direct. Antwoordt iemand met het verzoek niet meer benaderd te worden, verwijder die persoon dan uit de wachtrij en uit het bronsysteem. Stuur daarna geen "nog één" verzoek meer.
Houd de wachtrij opgeruimd. In de wachtrij staan e-mailadressen van klanten. Verwijder contacten die je niet meer nodig hebt, en bedenk dat iedereen met toegang tot je Trustaroo-account die lijst kan zien. Zie Rollen en rechten.
Beloon een review niet. Los van de wet zijn beloonde reviews in strijd met het beleid van Google en andere reviewsites, en ze kunnen ertoe leiden dat je reviews worden verwijderd. Zie Het reviewfilter en het beleid van platforms.
Deze pagina beschrijft hoe je de functie verantwoord gebruikt. Het is geen juridisch advies en het dekt niet elke verplichting die voor jouw bedrijf kan gelden. Twijfel je over toestemming of over hoe lang je gegevens mag bewaren, leg het dan voor aan iemand met de juiste juridische kennis in jouw land.
Zorg voor een manier om af te melden
Trustaroo stopt de reeks bij een review en bij verwijderen, maar jij bepaalt hoe een ontvanger je laat weten dat hij wil stoppen. Twee dingen helpen:
- Zet één duidelijke regel in je e-mail waarin je uitnodigt te antwoorden als de klant liever niets meer van je hoort, en doe dan ook echt iets met die antwoorden.
- Staat je provider op Zapier, verstuur dan via een mailtool die afmeldingen voor je regelt, en houd de blokkeerlijst daarvan gelijk met je Trustaroo-wachtrij. Zie Verzenden via Trustaroo of via Zapier.
Een korte reeks doet meer voor de goodwill dan welke formulering ook. Twee of drie e-mails en dan stilte is een verzoek. Zes is een last.