Reviewverzoeken per e-mail komen niet aan
Worden er wel contacten toegevoegd maar komt er geen e-mail aan, dan is de oorzaak bijna altijd een van zeven dingen. Werk deze lijst op volgorde af; elke controle kost minder dan een minuut.
Automatische reviewverzoeken per e-mail vereisen Trustaroo Premium. Op het gratis abonnement is het automatiseringspaneel vergrendeld en wordt er helemaal niets verstuurd. Dat is dus het eerste om uit te sluiten.
1. Automatisering staat uit
Open Automatisering en kijk bij Algemene Instellingen. Automatisering inschakelen moet aanstaan. De toelichting eronder is duidelijk: wanneer ingeschakeld, ontvangen contacten die via de webhook zijn toegevoegd automatisch e-mails met reviewverzoeken. Zet hem aan en kies Instellingen Opslaan.
Contacten die zijn toegevoegd terwijl automatisering uitstond, blijven in de wachtrij staan. Ze worden opgepakt zodra het weer aanstaat, met inachtneming van hun vertragingen.
2. Het contact is nooit in de wachtrij gekomen
Open het paneel Contactenwachtrij. Staat de klant er niet in, dan zou er sowieso niets zijn verstuurd en zit het probleem verderop, in wat de contacten aanlevert.
Controleer of je Zap of je eigen koppeling de inkomende webhook aanroept met de juiste secret-header, en of hij überhaupt heeft gedraaid. Meldt de wachtrij dat er nog geen contacten zijn, dan heeft geen enkel verzoek Trustaroo bereikt.
3. De vertraging is nog niet verstreken
Elke stap in de E-mailreeks heeft een waarde Vertraging (dagen), geteld vanaf de vorige stap, of vanaf het moment dat het contact in de wachtrij kwam bij de eerste stap. Een eerste stap met een vertraging van één dag stuurt niets op de dag dat je het contact toevoegt.
Vergelijk Toegevoegd Op in de wachtrij met de vertraging op de stap en kijk of de verzending echt al aan de beurt is.
Trustaroo zoekt elk kwartier naar e-mails die aan de beurt zijn, niet op het exacte moment dat een vertraging afloopt. Reken op maximaal een kwartier nadat de vertraging is verstreken voordat je een ontbrekende e-mail als storing behandelt.
4. Het contact is uitgeschreven
De kolom Status toont In Afwachting, Bezig, Voltooid, Uitgeschreven of Onbekend. Uitgeschreven contacten worden overgeslagen, en voltooide contacten ook.
Een contact wordt automatisch uitgeschreven zodra het een beoordeling achterlaat, en dat is precies de bedoeling van de reeks. Wie meldt "mijn klant kreeg geen herinnering", bedoelt vaak dat de klant je al had beoordeeld en dat Trustaroo terecht is gestopt met mailen.
5. De e-mail is aangekomen maar staat in spam
Reviewverzoeken zien eruit als transactiemail en gaan naar een adres dat je klant zelf heeft gegeven. Sommige providers zetten ze toch bij reclame of ongewenst. Vraag de ontvanger zijn spam- en ongewenstmap en eventuele tabbladen in zijn inbox te doorzoeken op je bedrijfsnaam.
Klachten die zich herhalen over spamfiltering betekenen meestal dat je onderwerpregels als reclame lezen. Houd ze kort, concreet en zonder uitroeptekens.
6. Zapier is gekozen maar niet aangesloten
E-mailprovider bij Algemene Instellingen heeft twee opties: Trustaroo dat de e-mails voor je verstuurt, of doorsturen naar Zapier zodat je vanuit je eigen dienst verstuurt. Staat Zapier ingesteld, dan verstuurt Trustaroo zelf niets. Het plaatst een bericht op de Zapier Uitgaande Webhook URL die je hebt ingevuld.
Komt er niets aan terwijl Zapier is gekozen, controleer dan in Zapier of de Zap aanstaat, of de trigger-URL exact overeenkomt met die in Trustaroo, en of de takenhistorie binnenkomende runs toont. Een gepauzeerde Zap of een opgebruikt takentegoed ziet er vanuit Trustaroo precies zo uit als niets versturen.
Twijfel je, zet E-mailprovider dan terug op verzenden via Trustaroo, sla op en kijk of de mail weer loopt.
7. De reeks heeft geen stappen
E-mailreeks toont een melding als er geen stappen zijn ingesteld. Een lege reeks betekent dat er niets te versturen valt, hoeveel contacten er ook in de wachtrij staan. Voeg minstens één stap toe met een onderwerp en een inhoud.
Voeg jezelf toe als contact met een stapvertraging van nul dagen voordat je op een reeks vertrouwt. Alleen zo zie je de echte onderwerpregel, de echte afzender en waar de mail belandt.